Dedykowana platforma wpłat i subskrypcji + pełna kontrola nad UX i danymi – Wirtualna Kawiarnia

Cel Klienta

Celem klienta było stworzenie skalowalnej, bezpiecznej platformy umożliwiającej obsługę dotacji i płatności cyklicznych dla twórców, z pełną zgodnością z wymogami KYC oraz procedurami bankowymi. Klient oczekiwał stabilnego i przewidywalnego cashflow, możliwości obsługi wielu metod płatności oraz rozwiązania gotowego do dalszej rozbudowy i komercyjnego skalowania.

PROBLEM KLIENTA

Deadline był twardy: platforma musiała wystartować operacyjnie w bardzo krótkim czasie, bez ryzyka blokady środków lub problemów formalnych po starcie.

Klient stanął przed klasycznym dylematem: jak uruchomić zbiórki i płatności cykliczne szybko, a jednocześnie zgodnie z regulacjami bankowymi i bez uzależniania się od zamkniętej platformy.

Najważniejsze wyzwania:

Czas
Projekt startował w trakcie miesiąca, a pierwsze wpłaty od wspierających musiały zostać uruchomione przed jego końcem.

Złożoność płatności
Konieczne było wdrożenie wielu metod płatności (BLIK, przelewy, portfele mobilne) oraz obsługa wpłat jednorazowych i cyklicznych w jednym, spójnym systemie.

Wymogi formalne i KYC
Zbiórki finansowe wymagały pełnej zgodności z procedurami bankowymi i AML — błąd na tym etapie mógł zablokować działalność projektu.

Ograniczenia gotowych platform
Standardowe rozwiązania do zbiórek i subskrypcji narzucają sztywne flow, brak kontroli nad UX oraz ograniczony dostęp do danych i integracji.

Kontrola nad danymi i skalowaniem
Klient potrzebował pełnego dostępu do danych wpłat, użytkowników i historii płatności, aby móc rozwijać projekt, komunikację i kolejne modele monetyzacji bez barier technologicznych.

DIAGNOZA – CO BYŁO BLOKEREM

Problemem nie była sama technologia, tylko niedopasowanie gotowych rozwiązań do modelu biznesowego Wirtualnej Kawiarni.

Standardowe platformy do zbiórek i subskrypcji (Patronite-like, gotowe SaaS-y) są zaprojektowane pod jeden prosty scenariusz: wpłać → dziękujemy. W tym projekcie to było niewystarczające.

Kluczowe blokery:

Brak kontroli nad flow wpłaty
Gotowe platformy narzucały:

• jeden sztywny checkout,

• brak możliwości prowadzenia użytkownika przez różne poziomy wsparcia,

• brak elastycznego zarządzania płatnościami cyklicznymi i jednorazowymi w jednym procesie.

Ryzyko formalne i KYC po starcie
Większość platform rozwiązuje KYC „po fakcie” albo przerzuca odpowiedzialność na klienta. W tym przypadku blokada środków po starcie projektu była realnym ryzykiem biznesowym.

Utrata danych i zależność od dostawcy
SaaS-y do zbiórek:

• nie oddają pełnych danych wpłat,

• ograniczają możliwość dalszej analityki,

• wiążą projekt z jednym operatorem bez realnej ścieżki migracji.

Brak możliwości skalowania modelu
Projekt nie kończył się na „wirtualnej kawie”. W planie były:

• różne progi wsparcia,

• płatności cykliczne,

• przyszłe produkty i mechaniki monetyzacji.
  Gotowe rozwiązania tego nie uniosłyby bez reworku całości.

Deadline biznesowy
Czas był krytyczny. Szukanie półśrodków lub obejść w gotowych systemach oznaczałoby:

• opóźnienie startu,

• albo start z rozwiązaniem, które trzeba byłoby wyrzucić po kilku tygodniach.

Wniosek:
Żeby dowieźć projekt na czas, bez ryzyka prawnego i technologicznego, jedyną sensowną drogą było dedykowane rozwiązanie, zamiast adaptowania narzędzi, które od początku nie były projektowane pod taki model biznesowy.

ROZWIĄZANIE

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowaną platformę wsparcia (Wirtualna Kawiarnia), która łączy prostotę wpłat z pełną kontrolą technologiczną i formalną po stronie klienta.

Rozwiązanie zapewnia:

• elastyczny proces wpłat jednorazowych i cyklicznych,

• pełną kontrolę nad UX i komunikacją na etapie wpłaty,

• zgodność z wymogami KYC i procedurami bankowymi,

• niezależność od zamkniętych platform typu SaaS.

CO DOKŁADNIE ZROBILIŚMY

Zaprojektowaliśmy dedykowany flow wpłat
Zamiast sztywnego checkoutu wdrożyliśmy proces dopasowany do modelu „wsparcia twórców” — czytelny, szybki i intuicyjny dla użytkownika.

Dostosowaliśmy WooCommerce do niestandardowego scenariusza
Odblokowaliśmy ograniczenia standardowego koszyka i checkoutu, dostosowując logikę, widoki i strukturę pod realny use case Wirtualnej Kawiarni.

Wdrożyliśmy obsługę płatności cyklicznych i jednorazowych
System umożliwia różne formy wsparcia bez mieszania procesów i bez ryzyka błędów po stronie użytkownika lub operatora płatności.

Zintegrowaliśmy wymagania formalne i bezpieczeństwo
Proces został zaprojektowany tak, aby spełniać wymogi KYC/AML już na etapie architektury rozwiązania, bez ryzyka blokady środków po starcie.

Zapewniliśmy pełną kontrolę nad danymi
Klient posiada historię wpłat, bazę wspierających i dane transakcyjne we własnym systemie, gotowe do dalszej analityki i skalowania projektu.

WDROŻENIE – TIMELINE / KROKI

1. Ustalenie architektury wpłat
Zdefiniowanie logiki wsparcia: wpłata jednorazowa vs. cykliczna, progi wsparcia, komunikacja i moment finalizacji transakcji.

2. Projekt UX ścieżki wpłaty
Zaprojektowanie prostego, sprzedażowego flow wpłaty – minimum tarcia, maksimum czytelności, brak zbędnych kroków.

3. Dostosowanie WooCommerce do niestandardowego modelu
Implementacja dedykowanej logiki checkoutu, koszyka i płatności pod realny scenariusz „wirtualnej kawiarni”.

4. Integracja płatności i obsługa cykliczności
Wdrożenie obsługi płatności jednorazowych i subskrypcyjnych wraz z poprawną obsługą statusów, anulowań i wznowień.

5. Zabezpieczenia i zgodność formalna
Konfiguracja procesów zgodnych z wymaganiami KYC oraz procedurami operatorów płatności.

6. Testy scenariuszy krytycznych
Testy wpłat, płatności cyklicznych, przerwań transakcji, błędów płatności oraz zachowania systemu po stronie użytkownika i administratora.

7. Analityka i pomiar od pierwszego dnia
Wpięcie pikseli i narzędzi analitycznych wraz z walidacją zdarzeń kluczowych dla marketingu i remarketingu.

8. Przekazanie gotowego systemu
Oddanie w pełni działającej platformy, gotowej do startu sprzedaży i dalszego skalowania.